Scholen zijn juridisch verantwoordelijk voor het juiste gebruik van persoonsgegevens. Informatie over de leerling mag alleen worden overgedragen als het relevant is voor de begeleiding van de leerling. Wat doet OSO en waar moeten scholen op letten?
OSO zorgt voor beveiliging
Met het OSO-dossier wisselt u alleen wettelijk toegestane gegevens van leerlingen uit. Ook zet OSO een beveiligde verbinding op tussen aangesloten scholen/systemen wanneer OSO-dossiers worden uitgewisseld. Zo kunnen gegevens niet onderschept worden. Alle gegevens worden tijdens de overdracht versleuteld. Doordat OSO zowel de verzendende als ontvangende school controleert, komt het dossier op de juiste school terecht.
Wat moeten scholen weten bij het gebruik van OSO?
Scholen moet voldoen aan de eisen rond privacy en beveiliging.
Controleer de privacy en beveiliging met onze checklist
Dataminimalisatie: niet meer gegevens uitwisselen dan nodig
Scholen mogen niet meer gegevens uitwisselen dan strikt noodzakelijk is voor het leren en begeleiden van de leerling. Ook mogen niet meer medewerkers toegang krijgen tot de leerlinggegevens dan nodig.
Zorg voor inzage van ouders voor de uitwisseling
Ouders (en leerlingen vanaf 16 jaar) hebben recht op inzage van de gegevens in het overstapdossier. Zijn ze het niet eens met de gegevens? Dan kan een opmerking worden toegevoegd in het dossier. Toestemming is echter niet nodig. Dit geldt voor de overdracht van het overstapdossier.
Het aanvraag SWV-dossier wordt via OSO overgedragen tussen twee systemen van de eigen school (het administratiesysteem en het Regionale platform of samenwerkingsverbandsysteem) en vindt dus plaats binnen hetzelfde bevoegd gezag (schoolbestuur). Daarom is inzage/toestemming door de ouders voor deze overdracht niet van toepassing.
Wat mag niet worden overgedragen tussen scholen
Sommige gegevens mogen volgens de wet niet worden overgedragen en worden dus ook niet opgenomen in het overstapdossier. Het gaat bijvoorbeeld om bijzondere persoonsgegevens van een leerling, zoals de geboorteplaats van de leerling, godsdienst, levensovertuiging, etniciteit, nationaliteit, geboorteland, datum van vestiging in Nederland of verblijfstitel. Het overstapdossier mag alleen wettelijk toegestane informatie bevatten. Zo zorgt OSO ervoor dat de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.
Voor het aanvraag SWV-dossier geldt dat het BSN/Onderwijsnummer van de leerling niet is opgenomen omdat dit gegeven niet mag worden verwerkt door de Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs.
Wees extra voorzichtig met het toevoegen van bijlagen aan het overstapdossier
Het handelingsplan, het ontwikkelperspectief (OPP) of leerlingrapport eindtoets basisonderwijs zijn voorbeelden van bijlagen die kunnen worden bijgevoegd. In sommige regio’s wordt nog een addendum bijgesloten. Met alle overige privacygevoelige bijlagen moet u als school heel voorzichtig zijn.