Waarom vindt de update van OSO in de zomervakantie plaats?

OSO wordt jaarlijks vernieuwd op basis van wensen van scholen, onderwijs- en technische ontwikkelingen. Deze jaarlijkse update vindt  in de zomervakantie plaats. Dit is de enige lange periode waarin scholen niet actief werkzaam zijn en daarom de meest praktische periode.

Tijdens het schooljaar of een andere, kortere vakantie zou te veel risico’s met zich kunnen meebrengen door testen die moeten worden uitgevoerd. Daarnaast zal een andere periode midden in het schooljaar vallen. Dit brengt risico’s met zich mee voor de overdracht van de leerlingdossiers.

Uitwisselen vóór de zomervakantie

Voor de uitwisseling van leerlingdossiers is het de bedoeling dat de meeste uitwisselingen vóór de zomervakantie gebeuren. De leerlingen beginnen het nieuwe schooljaar aan een nieuwe onderwijsinstelling. De gegevens moeten dan al uitgewisseld zijn, ook voor de administratie van de andere school.

Afspraken maken

Er wordt aangeraden om afspraken te maken met de scholen over de uitwisselingsperiode. Spreek een deadline af voor de uitwisseling en zorg dat dit wordt nageleefd.

Lees welke afspraken je nog meer kan maken in de regio

Kan ik gegevens van leerlingen die tijdelijk worden begeleid op een residentiële onderwijsplek ook overdragen via OSO?

Ja, dat kan. Het gaat namelijk om een overstap van de leerling tussen twee scholen. De leerling wordt uitgeschreven op de po- of vo-school en ingeschreven op de residentiële onderwijsplek. In de praktijk is dat altijd de (V)SO school.

Hoe tevreden zijn scholen over OSO?

Inmiddels gebruikt 96% van de ondervraagden OSO voor het overdragen van leerlingdossiers, blijkt uit het Tevredenheidsonderzoek OSO 2017/2018. De tevredenheid van gebruikers over OSO is constant gebleven (cijfer 6,9). Gebruikers ervaren de veiligheid en snelheid van de overdracht als meest plezierig. OSO werkt goed, maar kan op punten beter.

In de maanden mei en juni 2018 heeft The Choice in opdracht van Kennisnet inzichtelijk gemaakt in hoeverre gebruikers tevreden zijn over OSO. 1.933 medewerkers van verschillende scholen in het primair-, voortgezet-, speciaal- en praktijkonderwijs hebben hiervoor het tevredenheidsonderzoek ingevuld.

Wat opvalt is dat  scholen, naast OSO, ook leerlingdossiers overdraagt op papier (39%) of via de mail (31%).

Voordelen en frustratie

Uit het tevredenheidsonderzoek blijkt dat veiligheid en snelheid van gegevensoverdracht als een voordeel wordt ervaren. Gebruikers zijn ook (zeer) tevreden over de inhoud van het overstapdossier.

Wat gebruikers frustreert is dat niet alle scholen met OSO werken en dat het niet altijd feilloos werkt.

Lees de rapportage van het  Tevredenheidsonderzoek OSO

Verbetersuggesties en acties

Gebruikers geven in het onderzoek suggesties voor het vergroten van gebruiksgemak. Daarnaast willen gebruikers dat de inhoud van het overstapdossier wordt uitgebreid. OSO is daarom het afgelopen jaar een project gestart: het vernieuwen van de OSO-standaard op het gebied van de onderwijsondersteuning.

Onderdeel van het vernieuwen van de OSO-standaard is een landelijke bijlage Toelichting onderwijsondersteuning rond leerlingkenmerken in de onderwijsbehoefte en begeleiding.

De verbetersuggesties worden op de jaarlijkse roadmap van OSO opgenomen en onderzocht en besproken met de leveranciers, scholen, de PO-Raad en de VO-raad en de jurist van Kennisnet.

Sommige verbetersuggesties die dit en vorig jaar zijn gegeven op het gebied van gebruiksgemak kunnen vanwege juridische redenen niet worden ingewilligd. De roadmap van OSO biedt inzicht in alle wensen en de beargumenteerde besluiten die daarover zijn genomen.

Bekijk de roadmap OSO 2019

Wie zitten er achter OSO?

OSO is een dienst van de VO-raad en PO-Raad en wordt uitgevoerd door Stichting Kennisnet. Kennisnet werkt daarbij nauw samen met de Vereniging Digitaal Onderwijs Dienstverleners (VDOD). OSO wordt gefinancierd door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.

Lees meer over de partners van OSO

Werkt mijn softwareleverancier met OSO?

De meeste softwareleveranciers hebben hun systemen inmiddels voorzien van de OSO-functionaliteit. Op de pagina ‘Aangesloten administratiesystemen’ kun je zien of jouw pakket OSO heeft ingebouwd.

Wat is OSO?

OSO staat voor Overstapservice Onderwijs. Met OSO kunnen de meeste administratiesystemen in het primair, speciaal onderwijs en voortgezet onderwijs digitaal OSO-dossiers (OKR) uitwisselen. Leerlinggegevens worden met OSO zorgvuldig, snel en veilig overgedragen. Softwareleveranciers van de administratiesystemen hebben hiervoor een overeenkomst gesloten met OSO. Daarin zijn standaarden en veiligheidseisen afgesproken en de leveranciers hebben hun softwareprogramma’s voorzien van extra OSO-functionaliteiten. Hierdoor kunnen scholen veilig OSO-dossiers uitwisselen, waarbij de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.

Lees meer over wat OSO is

Wat is het verschil tussen OSO en het DOD?

Overstapservice Onderwijs (OSO) heeft zich ontwikkeld tot de nieuwe landelijke standaard voor de digitale uitwisseling van leerlinggegevens. Het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) wordt sinds december 2015 niet meer door leveranciers en hun leerlingadministratiesytemen ondersteund. Dit alles verloopt conform de afspraak tussen de PO-Raad en VO-raad, initiatiefnemer van OSO en de Vereniging van Digitale Onderwijs Dienstverleners (VDOD) – de beheerder van DOD.

Let op! Vanaf 1 januari 2017 is DOD niet meer beschikbaar voor het overdragen van leerlinggegevens van de ene naar de andere school.

Is mijn school verplicht mee te doen aan OSO?

Deelnemen aan OSO is niet verplicht. Maar OSO is wel het enige digitale overstapservice die goedgekeurd is door het ministerie van Onderwijs en de PO-Raad en VO-raad. OSO voldoet aan de wettelijke eisen voor het digitaal uitwisselen van leerlingdossiers.

Welke gegevens zitten in het OSO-overstapdossier?

Het overstapdossier bevat onder andere de volgende standaardgegevens uit het onderwijskundig rapport (OKR):

  • Gegevens van de instelling/school
  • Gegevens van de leerling en zijn ouders en eventueel verzorgers
  • Overstapadvies
  • Gegevens over de schoolloopbaan en zorg
  • Handelingsplan
  • Verslag van sociaal-emotioneel functioneren (t.a.v. schooltaken en werkhouding)
  • Verzuim
  • Toetsresultaten
  • Cijferlijst

Voor een indruk hoe de gegevens in het Overstapdossier worden weergegeven, download je het document Gegevensset: indruk van Overstapdossier. Hoe de specifieke gegevens worden weergegeven, verschilt per administratiesysteem. Een overzicht van de actuele toetsen die via OSO verstuurd kunnen worden, vind je in het Overzicht OSO toetsen.

Wat is het verschil tussen het onderwijskundig rapport (OKR) en het OSO dossier?

Het onderwijskundig rapport (OKR) bevat alle informatie die nodig is voor het leren en begeleiden van de leerling op een nieuwe school. Het soort gegevens dat het OKR mag bevatten is wettelijk vastgelegd. De huidige school bepaalt de specifieke invulling per leerling.

Het OSO dossier bevat alle generieke informatie van het OKR, zodat de gegevens eenvoudig digitaal kunnen worden uitgewisseld tussen twee scholen. Sommige regio’s hebben afspraken gemaakt over specifieke extra informatie. Deze kan als bijlage worden toegevoegd aan het OSO dossier. Inhoudelijk is dan het OSO dossier hetzelfde als het OKR.

Wat is de OSO-standaard?

De OSO-standaard is een afspraak gemaakt over de inhoud van de OSO-dossiers (het overstapdossier en het aanvraag SWV-dossier). In deze afspraak is opgenomen welke leerlinggegevens in de beide OSO-dossiers al dan niet mogen en kunnen worden opgenomen en overgedragen.

Lees meer over het OSO-dossier

Het voordeel is dat voor alle betrokkenen duidelijk is welke leerlinggegevens onderdeel uit kunnen maken van het  overstapdossier. Bovendien is deze OSO-standaard een voorwaarde voor het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende administratiesystemen. De OSO-standaard is in beheer bij Edustandaard. Meer informatie over de OSO-standaard vind je bij Edustandaard.nl

Welke leerlinggegevens verstuur ik per leerlingadministratiesysteem?

Het kan per administratiesysteem verschillen welke leerlinggegevens je kunt versturen. Als je klikt op ‘Exportlijst’ kan je zien wat er per systeem verstuurd kan worden. Daarnaast zie je per administratiesysteem welke overdrachten je kan doen met het systeem: OV (overstap van leerlingen: POPO, POVO, VOVO, binnen-brin) en/of SWV: de uitwisseling voor ondersteuningsaanvragen bij de Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs.

EA-Match

Match IT BV

OV

Alleen import

EduArte

Educus

OV

Alleen import

EDUscope

Unilogic

OV & SWV

Exportlijst

ELK

Triple W ICT

OV

Exportlijst volgt

ESIS

Rovict

OV

Exportlijst

Digidoor

Passend Onderwijs
Almere

OV

Alleen import

Grippa

VOF Grippa

SWV

Alleen import

Indigo

Tolteek

SWV

Alleen import

Kindkans

Stichting Driestar Educatief

SWV

Alleen import

LDOS

Triple W ICT

OV & SWV

Exportlijst volgt

Leerwinst/TOP dossier

Dotcomschool

SWV

Alleen import

Magister

SchoolMaster

OV & SWV

Exportlijst

ParnasSys

Topicus Education

OV & SWV

Exportlijst

POVO-/VOVO-/
1Loket-Module

Onderwijs Transparant

OV & SWV

Exportlijst volgt

Presentis

Presentis

OV

Alleen import

SchoolOAS

Dotcomschool

OV

Exportlijst volgt

Somtoday

Topicus Education

OV & SWV

Exportlijst

Trajectplanner

Trajectplanner B.V.

OV

Alleen import

Kan ik de gegevens van asielkinderen ook overdragen via OSO?

Ja, dat kan. Asielkinderen/leerlingen die niet zo lang in Nederland wonen, krijgen een tijdelijk onderwijsnummer. Dat is net als het BSN een persoonsgebonden nummer. OSO gebruikt een BSN of onderwijsnummer om het dossier van leerlingen over te dragen. Zeker in het geval van asielkinderen die vaak meerdere keren verhuizen naar een andere school, is het gebruik van OSO handig.

Ik krijg een foutmelding bij het klaarzetten of ophalen van het dossier.

Het is aan elk (leerling)administratiesysteem zelf om de foutmeldingen die ons Traffic Center afgeeft, goed te vertalen voor de gebruikers. Om deze reden adviseren wij om de handleiding van je (leerling)administratiesysteem te raadplegen. Kijk of in de handleiding een overzicht van foutmeldingen is opgenomen. Is dit niet het geval? Neem contact op met de servicedesk van je administratiesysteem over de betekenis van de foutmelding en eventuele ondersteuning.

Bekijk de contactgegevens van jouw administratiesysteem

Ik heb een aanleverpunt nodig voor LDOS of Onderwijs Transparant, maar kan dit nergens vinden

Als het aanleverpunt niet beschikbaar is de Mijn OSO-pagina onder het tabblad ‘Aanleverpunten’, kun je dit aanvragen onder het tabblad ‘Aanleverpunten’. Uiteraard kan je ook contact opnemen met onze servicedesk.

Hoe gebruik ik OSO?

Per (leerling)administratiesysteem verschilt het hoe je het OSO-dossier met leerlinggegevens (OKR) kunt klaarzetten of kunt ophalen. Gebruik de handleiding of video’s van je administratiesysteem voor het daadwerkelijke gebruik binnen jouw (leerling)administratiesysteem, of neem contact op met de servicedesk van je leerlingadministratiesysteem.

Lees hier waar je op moet letten als je OSO gaat gebruiken

Let op! Om via OSO succesvol leerlinggegevens uit te wisselen, is het belangrijk dat OSO goed is geïmplementeerd in de regio. Dit betekent dat er goede afspraken zijn gemaakt omtrent de uitwisseling.

Lees welke afspraken in de regio gemaakt moeten worden