Het overstapdossier of onderwijskundig rapport wordt gebruikt om de nieuwe school waar een leerling naar overstapt, informatie te geven over de nieuwe leerling. In de wet wordt precies beschreven om welke gegevens het gaat. Het overstapdossier of OKR bevat informatie die nodig is voor het leren en begeleiden van de leerling op een nieuwe school. De wet noemt geen verplicht moment om het overstapdossier of OKR uit te wisselen maar het overstapdossier/OKR mag niet in een te vroeg stadium worden uitgewisseld om te voorkomen dat het gebruikt wordt voor de selectie van leerlingen. Dergelijk handelen is in strijd met de Wet op Gelijke Behandeling.

Primair onderwijs

Er staat in de wet primair onderwijs alleen dat het schooladvies omtrent het volgen van aansluitend voortgezet onderwijs op 1 maart moet zijn opgesteld. Dit schooladvies maakt onderdeel uit van het OKR of overstapdossier. In de wet primair onderwijs staat dat het OKR bestemd is voor de ontvangende school, en dus niet voor een eventueel beoogde nieuwe school van de leerling. De uitwisseling van het overstapdossier of OKR is gekoppeld aan de overstap naar de nieuwe school van de leerling waar de leerling is of wordt ingeschreven.

Voortgezet onderwijs

In de wet voortgezet onderwijs staat dat deze gegevens gebruikt mogen worden ten behoeve van de in- en uitschrijving van een leerling. Het overstapdossier of OKR wordt niet genoemd bij de gegevens die nodig zijn voor de aanmelding. Het OKR of overstapdossier wordt dus pas na aanmelding opgevraagd, wanneer de school gaat bepalen of ze de leerling een passende plek kan bieden en dus kan inschrijven.

Houd er dus rekening mee dat het overstapdossier of OKR niet ‘te vroeg’ wordt uitgewisseld. Het overstapdossier of OKR mag niet worden gebruikt voor ‘selectie aan de poort’ van leerlingen.

De digitale tool van Steunpunt passend onderwijs geeft overzicht en duidelijkheid over wat samenwerkingsverbanden, schoolbesturen en scholen moeten regelen op het gebied van passend onderwijs en privacy.

De tool is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid en geeft aan de hand van processtappen een overzicht van de privacy aspecten en veel gestelde vragen.

Bekijk de digitale tool over passend onderwijs en privacy

OSO mag gebruikt worden voor het versturen van het overstapdossier in het kader van de overstap van leerlingen. Logischerwijs zit er niet veel tijd tussen het moment van overstap van de leerling en de overdracht van de leerlinggegevens. Maar, in de praktijk komt het wel eens voor dat scholen in eerste instantie een papieren leerlingdossier uitwisselen en later toch nog een (deel van) het digitale leerlingdossier willen uitwisselen. Dit mag, zolang de uitwisseling in het kader van de overstap van de leerling gebeurt.

In de wet wordt geen termijn genoemd waarbinnen de leerlingdossiers, al dan niet behulp van OSO, mogen worden uitgewisseld. Zolang het gebeurt binnen een redelijke termijn, plaatsvindt in het kader van de overstap van de leerling en wordt voldaan aan de andere wettelijke randvoorwaarden (zoals dataminimalisatie en het uitwisselen van enkel relevante gegevens) mag OSO ook enige tijd nadat de leerling is overgestapt worden ingezet voor de uitwisseling van het leerlingdossier. Als redelijke termijn wordt voor de uitwisseling van leerlingdossiers binnen OSO een termijn van maximaal 6 maanden na de overstap aangehouden.

• Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens
• Algemene Verordening Gegevensbescherming
• Wet op het primair onderwijs
• Wet op het voortgezet onderwijs

Voor ondertekening van het contract moet de school wettelijk gezien vertegenwoordigd worden door het bevoegd gezag. Volgens de Wet primair onderwijs en de Wet voortgezet onderwijs is het bevoegd gezag degene die de persoonsgegevens vraagt en verzamelt (‘verwerkt’). Anders gezegd: het is degene of de instantie die wettelijk mag bepalen wie welke gegevens verzamelt en wat daarmee gebeurt.

Als het schoolbestuur als bevoegd gezag het contract ondertekent, hoeft het bestuur maar één overeenkomst te sluiten met Kennisnet – ook als er meer scholen onder het bestuur vallen. Wilt u als school het mandaat van deze bevoegdheid geven aan een (locatie)directeur, dan is dat alleen mogelijk als de organisatiestructuur zich daarvoor leent. Dit verschilt per school.

Omdat uit de geboorteplaats de etnische achtergrond van een leerling kan worden opgemaakt, maakt de geboorteplaats geen deel uit van het OKR. Deze informatie mag dus niet via OSO worden uitgewisseld.

In het OKR mogen alleen administratieve gegevens worden vermeld. Het besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens verstaat hier uitsluitend onder:

• naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerling;
• het persoonsgebonden nummer van de leerling;
• gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van de leerling;
• administratieve gegevens van de school, binnen welke het rapport is opgesteld, waaronder begrepen een vermelding van de contactpersoon van die school.

Daarnaast heeft de minister uitdrukkelijk besloten dat het uitwisselen van bijzondere persoonsgegevens niet relevant zijn voor de gegevensuitwisseling tussen scholen. Het gaat om gegevens zoals godsdienst, levensovertuiging of ras, maar ook daarvan afgeleide gegevens, zoals etniciteit, nationaliteit, geboorteland, datum van vestiging in Nederland of verblijfstitel.

Een uitzondering hierop is de categorie bijzondere gegevens: medische gegevens. Deze zorggegevens kunnen bijvoorbeeld relevant zijn voor de begeleiding van een leerling in het speciaal onderwijs.

Nee, er is GEEN toestemming nodig voor de uitwisseling van het OKR bij een overdracht vanaf een basisschool. Net als bij het papieren OKR moet de basisschool voor de uitwisseling van het digitale overstapdossier ouders/verzorgers wel inzage geven in het dossier.

Ouders/verzorgers kunnen het OKR op de huidige school doornemen, waarna de school aangeeft dat er inzage is geweest. Wanneer de ouders/verzorgers het niet eens zijn met de inhoud van het dossier (akkoord nee) kan de school eventuele opmerkingen van de ouders/verzorgers aan het dossier toevoegen. Vervolgens kan de huidige school het dossier klaarzetten voor de nieuwe school. Zodra een leerling is aangemeld, kan de nieuwe school het overstapdossier opvragen bij de huidige school.

Sinds 1 augustus 2020 is voor de overdracht van het OKR vanaf een middelbare school ook GEEN toestemming meer nodig*. De ouders/verzorgers (of leerling van 16 jaar of ouder) moeten wel geïnformeerd worden over de overdracht van gegevens naar de nieuwe school en hebben recht op inzage in het overstapdossier. Het advies aan de middelbare school is om uit zichzelf (actief) inzage te geven voordat de overdracht plaatsvindt.

Wat is inzage?
De school heeft een informatieplicht richting de ouders, stelt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat betekent dat de school uit zichzelf (actief) inzage geeft aan de ouders. De ouder moet het dossier ontvangen, of inzage krijgen op school. Ook moet de school ervoor zorgen dat de naleving van deze informatieplicht uit het leerlingdossier blijkt. Bij het klaarzetten van het overstapdossier voor OSO moet een vinkje worden gezet bij ‘inzage’ – een veld in het overstapdossier.

* Artikel 103 b lid 7 Wet op het voorgezet onderwijs is gewijzigd. Hierbij is de zin “‘Het bevoegd gezag bewaart in de administratie van de school een verklaring van instemming van de ouders dan wel de leerling, indien deze de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt, met de uitwisseling van de gegevens.” Geschrapt waardoor er enkel recht op inzage inzage overblijft.

Ja, vijf jaar. In het besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens is op 1 juli 2020 artikel 7a toegevoegd waarin wordt aangegeven dat het onderwijskundig rapport moet worden bewaard door de latende onderwijsinstelling tot vijf jaar na uitschrijving van de leerling.

Betrokkenen hebben op basis van de AVG een recht op inzage van de persoonsgegevens die van hen worden verwerkt (artikel 15 AVG). Daarnaast is het zo dat een ouder het OKR moet kunnen inzien vóór de uitwisseling. Dit is geregeld in art. 42 lid 1 Wet primair onderwijs.

Ook bij een uitwisseling tussen vo-scholen geldt deze bewaartermijn van vijf jaar. Voor deze uitwisseling is toestemming van de ouder(s) of het kind zelf (wanneer >16) nodig. De school moet achteraf kunnen aantonen dat zij toestemming van de ouder(s) hadden voor de uitwisseling van het overstapdossier.

Helaas mogen deze scholen niet aansluiten op OSO, omdat zij geen wettelijke grond hebben voor het verwerken van het Burgerservicenummer BSN (of PGN) in de communicatie met andere scholen. OSO maakt gebruik van het BSN/PGN van de leerling om de overdracht van het overstapdossier/OKR te regelen. De niet-bekostigde scholen (zowel in het basis- als voortgezet onderwijs) mogen het BSN wel vastleggen in het kader van de leerplicht, onderwijstoezicht en/of het VSV-beleid. Maar ze mogen dit BSN/PGN niet voor een ander doel gebruiken, zoals bijvoorbeeld de uitwisseling van een overstapdossier/OKR.

Let wel, er is een uitzondering op deze regel, namelijk: de particuliere vo-scholen met zelfstandige examenbevoegdheid, zoals bedoeld in art. 1b lid 2 Leerplichtwet 1969, hebben op grond van art. 56 jo. 58 lid 7 sub a jo. 103b lid 7 WVO grond om het PGN in het kader van de overstap van leerlingen te verwerken. Deze groep mag dus aansluiten op OSO.

Nee, dat kan helaas niet. Scholen op de BES-eilanden mogen niet aansluiten op OSO, omdat zij geen wettelijke grond hebben voor het verwerken van het PGN (= Burgerservicenummer (BSN) of onderwijsnummer) in de communicatie met andere scholen. OSO maakt gebruik van het BSN of onderwijsnummer van de leerling om de overdracht van het overstapdossier/OKR te regelen. De BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) vallen weliswaar onder  Nederlandse wetten, maar ze hebben een eigen variant van bijvoorbeeld de Wet op het Primair onderwijs: de WPO BES. De WPO BES is gebaseerd op de WPO, maar verschilt op sommige punten van de Nederlandse wet. Een van die verschillen is een afwijkend persoonsgebonden nummer BES, dat niet is gebaseerd op het BSN.

Aruba, Curaçao en Sint Maarten zijn een gecentraliseerde eenheidsstaat en kunnen daarom niet deelnemen aan OSO. Deze eilanden vallen niet onder de werkingssfeer van de Nederlandse wetten.

Hoe om te gaan met het uitschrijfbewijs leest u op de website van DUO.

Lees meer over het uitschrijfbewijs in het po

Lees meer over het uitschrijfbewijs in het vo

Bij privacygevoelige bijlagen moet u denken aan bijvoorbeeld een ontwikkelperspectief (OPP), handelingsplan, dyslexie- of dyscalculieverklaring, sociaal emotioneel functioneren of psychologisch onderzoeksverslag.

Uitwisseling van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) is alleen toegestaan als dat volgens de huidige school nodig is in het kader van het leren en begeleiden van de leerling op de nieuwe school.

Het standaard uitwisselen van bijzondere persoonsgegevens is dus niet toegestaan. Ook niet als dat handig is en de ouders daarvoor toestemming hebben gegeven.

Op grond van het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens art. 5 en 6  mogen gegevens zoals die in het OPP zijn opgenomen, worden uitgewisseld.

Dat wil overigens niet zeggen dat alle eventuele bijlages, zoals medische rapportages en behandelplannen van professionele hulpverleners, bij het OPP ook zomaar mogen worden uitgewisseld.

Een volledig psychologisch rapport mag, als dat helemaal relevant is, worden uitgewisseld, maar daarbij moet per geval een afweging gemaakt worden. Soms zal er dus voor gekozen moeten worden om dit te doen tijdens de warme overdracht, in andere gevallen zal er voor gekozen moeten kunnen worden om een (deel van het) psychologisch rapport uit te wisselen.

Let op: sommige hulpverleners verbieden het uitwisselen van hun rapport, of er moet voor uitwisseling toestemming worden gevraagd aan de hulpverlener.

Privacy staat bij OSO voorop. Leerlinggegevens en hun leer- en begeleidingsgegevens zijn persoonsgegevens. Daarom is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing op de uitwisseling binnen OSO. OSO volgt de wettelijke bepalingen en voorschriften. Om de uitwisseling zorgvuldig te laten verlopen, sluiten schoolbesturen een overeenkomst met OSO. In deze overeenkomst wordt veel aandacht besteed aan privacy- en veiligheidsaspecten. De overdracht gebeurt via een beveiligde verbinding tussen de huidige en de nieuwe school. Er is géén sprake van een centrale opslag bij OSO van leerlinggegevens! OSO faciliteert alleen de veilige uitwisseling.

Lees meer over OSO en privacy

Blijft het oorspronkelijke schooladvies gehandhaafd en is het overstapdossier verder niet gewijzigd? Dan is opnieuw inzage door de ouders niet nodig. In dit geval mogen de resultaten van de verplichte eindtoets basisonderwijs later worden toegevoegd aan het overstapdossier. Dit dossier kan worden verstuurd.

Is het oorspronkelijke schooladvies veranderd? Aan het overstapdossier wordt dan een herzien advies toegevoegd. In dat geval moeten de ouders nogmaals de mogelijkheid worden geboden inzage te hebben in het overstapdossier.

Dit proces gaat zo:

1. De school heeft het overstapdossier samengesteld, inclusief schooladvies. Het dossier wordt ingezien door de ouders. Daarna wordt het overstapdossier klaargezet (en kan het dossier worden opgevraagd door de nieuwe school)
2. De eindtoets basisonderwijs vindt plaats. Ouders ontvangen het resultaat van de eindtoets en de school voegt het resultaat toe aan overstapdossier.
   • Als het resultaat leidt tot aanpassing van het schooladvies (herzien advies) dan moet er weer inzage plaats vinden door de ouders.
   • Als het resultaat van de eindtoets niet leidt tot een aanpassing, dan krijgen ouders een mededeling dat de verlate eindtoets geen wijziging van het overstapdossier/OKR tot gevolg heeft. Ook wordt gemeld dat het resultaat van de verlate eindtoets basisonderwijs aan het overstapdossier/OKR is toegevoegd. Het overstapdossier kan weer klaar worden gezet en opgevraagd (door de nieuwe school).