Wat betekent de overgang van OSO naar het OSR voor de school?

Onderstaande mail is op 13 juni 2022 naar de bij OSO bekende contactpersonen van de scholen verzonden.

Beste OSO contactpersoon,

Dit bericht is belangrijk in verband met de verandering die OSO (Overstapservice Onderwijs) aangaat om gebruik te gaan maken van het Onderwijs serviceregister (OSR). De werking van OSO in uw leerlingadministratiesysteem of regionaal initiatief verandert hiermee niet!

OSO zal per 15 augustus 2022 gebruik gaan maken van de functionaliteit van het OSR. Dit is dezelfde dienst waar RIO en het Verzuimregister mee werken. Door met OSO ook gebruik te maken van het OSR heeft uw bestuur een beter overzicht over al uw mandaten voor verschillende diensten. Wat de overgang voor u betekent leest u in deze mail.

Wat betekent de overgang voor u?
De Mijn OSO pagina en het OSO emailadres vervallen. Hiermee vervallen ook een aantal functionaliteiten. Hieronder staat toegelicht wat de nieuwe situatie zal zijn:

  • Mandaten worden automatisch overgenomen vanuit OSO
    De actieve* aanleverpunten zoals nu in Mijn OSO inzichtelijk zijn, worden als uitgangspunt genomen voor het invoeren van uw mandaten voor OSO in het OSR. Hier hoeft u niks voor te doen! Informeer uw bestuur bij wijzigingen in uw LAS, zodat die in het OSR aangepast kunnen worden.
  • Aansluiten gaat voor scholen automatisch nadat mandaten actief zijn
    Het aanmaken van aanleverpunten en registratie in uw leerlingadministratiesysteem (LAS), regionaal initiatief of SWV systeem vervalt. Wanneer uw leverancier is gemandateerd kan deze de endpoints (technische afleveradressen voor OSO) voor uw school opvoeren in het OSR. Hiermee zijn de randvoorwaarden voor het gebruik van OSO op orde. Neem bij vragen hierover contact op met uw bestuur.
  • Schoolinformatie ontvangen wij automatisch
    Dit betekent dat u deze informatie niet meer zelf hoeft bij te houden. Het OSR ontvangt de scholen die bij uw bestuur horen automatisch uit RIO (onderdeel Onderwijs erkenningen).
  • Bij vragen neemt u contact op met de Kennisnet Support
    Het bestaande OSO emailadres (servicedesk@oso-od.nl) vervalt. Met al uw vragen kunt u nog steeds terecht bij onze support, maar nu via het algemene e-mailadres: support@kennisnet.nl en telefonisch via 0800 321 22 33
  • Nieuwe OSO overeenkomsten ondertekent uw bestuurder digitaal
    De afgesloten overeenkomsten door uw bestuurder blijven uiteraard bestaan. Indien uw bestuur een nieuwe OSO overeenkomst wilt afsluiten, of in de toekomst de overeenkomst wilt uitbreiden met OSO voor Samenwerkingsverbanden stuurt uw bestuurder een mail naar support@kennisnet.nl Uw bestuurder ontvangt de OSO overeenkomst via een digitaal ondertekenproces.

Let op, bovenstaande gaat in vanaf 15 augustus 2022. De verandering staat los van het gebruik van OSO in uw (leerling)administratiesysteem.

Veranderingen in uw organisatie?
Bij veranderingen in uw organisatie is het extra belangrijk bij uw bestuur te controleren of de gebruikte overeenkomst nog geldig is en uw mandaten in het OSR goed staan. Mogelijk is er nog contact nodig met uw leverancier voor de juiste inrichting.

Wij hopen u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben over het overgangsproces. Neemt u bij vragen zeker contact op met de Kennisnet Support: support@kennisnet.nl en 0800 321 22 33.

Met vriendelijke groet,
Het OSO team

* Actieve aanleverpunten zijn de aanleverpunten van scholen die het aansluitproces hebben doorlopen. Scholen die nog niet zijn aangesloten op OSO worden in deze migratie niet meegenomen. Zij dienen – indien OSO te willen gebruiken – in het OSR een mandaat af te geven.

Wat betekent de overgang van OSO naar het OSR voor het bestuur?

Onderstaande mail is op 13 juni 2022 naar de bij OSO bekende contactpersonen van de besturen verzonden.

Beste bestuurder/bestuur,

Dit bericht is belangrijk in verband met de verandering die OSO (Overstapservice Onderwijs) aangaat om gebruik te gaan maken van het Onderwijs serviceregister (OSR).

OSO zal per 15 augustus 2022 gebruik gaan maken van het OSR, wat u mogelijk al kent i.v.m. het mandateren van diensten als RIO en Verzuim. Door met OSO ook gebruik te maken van het OSR heeft u een beter overzicht over al uw mandaten voor verschillende diensten. Wat de overgang voor u betekent leest u in deze mail.

Wat betekent de overgang voor u?
De Mijn OSO pagina en het OSO emailadres vervallen. Hiermee vervallen ook een aantal functionaliteiten. Hieronder staat toegelicht wat de nieuwe situatie zal zijn:

  • Mandaten worden automatisch overgenomen vanuit OSO
    De actieve* aanleverpunten zoals nu in Mijn OSO inzichtelijk zijn, worden als uitgangspunt genomen voor het invoeren van uw mandaten voor OSO in het OSR. Hier hoeft u niks voor te doen! Wel raden wij aan om in het nieuwe schooljaar uw mandaten in het OSR te laten controleren en waar nodig aan te passen. Ook als u wijzigingen wilt aanbrengen omdat u bijvoorbeeld een nieuw administratiesysteem gebruikt, gebeurt dit vanaf augustus in het OSR.Let op! Om in te loggen in het OSR heeft u rechten ‘OSR toegang’ nodig. Neem hiervoor contact op met de machtigingsbeheerder van Mijn DUO of eHerkenning binnen uw onderwijsinstelling.
  • Nieuwe OSO overeenkomsten ondertekent u digitaal
    Uw afgesloten overeenkomsten blijven uiteraard bestaan. Indien u een nieuwe OSO overeenkomst wilt afsluiten, of in de toekomst uw overeenkomst wilt uitbreiden met OSO voor Samenwerkingsverbanden kunt u een mail sturen naar support@kennisnet.nl. U ontvangt de OSO overeenkomst via een digitaal ondertekenproces. Net zoals u van Kennisnet gewend bent bij diensten zoals Entree of Nummervoorziening.
  • Schoolinformatie ontvangen wij automatisch
    Dit betekent dat u deze informatie niet meer zelf hoeft bij te houden. Het OSR ontvangt de scholen die bij uw bestuur horen automatisch uit RIO (onderdeel Onderwijs erkenningen). Zorg er dus te allen tijde voor dat bij RIO de informatie correct is.
  • Bij vragen neemt u contact op met de Kennisnet Support
    Het bestaande OSO emailadres (servicedesk@oso-od.nl) vervalt. Met al uw vragen kunt u nog steeds terecht bij onze support, maar nu via het algemene e-mailadres: support@kennisnet.nl en telefonisch via 0800 321 223

Let op, bovenstaande gaat in vanaf 15 augustus 2022. De verandering staat los van het gebruik van OSO in uw (leerling)administratiesysteem.

Veranderingen in uw organisatie?
Bij veranderingen in uw organisatie is het extra belangrijk om te controleren of de gebruikte overeenkomst nog geldig is en de mandaten in het OSR goed staan. Mogelijk is er nog contact nodig met uw leverancier voor de juiste inrichting.

Aandachtspunt mandateren in OSR: OSO bestaat uit twee diensten
In het OSR is OSO opgesplitst in twee aparte diensten:

  • OSO Overstap (OSO OV), ten behoeve van mandaten in het kader van de overstap van leerlingen.
  • OSO Samenwerkingsverbanden (OSO SWV), ten behoeve van mandaten in het kader van ondersteuningsaanvragen bij het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs. Denk o.a. aan aanvragen voor toelaatbaarheidsverklaring speciaal- of praktijkonderwijs.

Wij hopen u hierbij voldoende geïnformeerd te hebben over het overgangsproces. Neemt u bij vragen zeker contact op met de Kennisnet Support: support@kennisnet.nl en 0800 321 22 33.

Met vriendelijke groet,
Het OSO team

* Actieve aanleverpunten zijn de aanleverpunten van scholen die het aansluitproces hebben doorlopen. Scholen die nog niet zijn aangesloten op OSO worden in deze migratie niet meegenomen. Zij dienen – indien OSO te willen gebruiken – in het OSR een mandaat af te geven.

Waarom vindt de update van OSO in de zomervakantie plaats?

OSO wordt jaarlijks vernieuwd op basis van wensen van scholen, onderwijs- en technische ontwikkelingen. Deze jaarlijkse update vindt  in de zomervakantie plaats. Dit is de enige lange periode waarin scholen niet actief werkzaam zijn en daarom de meest praktische periode.

Tijdens het schooljaar of een andere, kortere vakantie zou te veel risico’s met zich kunnen meebrengen door testen die moeten worden uitgevoerd. Daarnaast zal een andere periode midden in het schooljaar vallen. Dit brengt risico’s met zich mee voor de overdracht van de leerlingdossiers.

Uitwisselen vóór de zomervakantie

Voor de uitwisseling van leerlingdossiers is het de bedoeling dat de meeste uitwisselingen vóór de zomervakantie gebeuren. De leerlingen beginnen het nieuwe schooljaar aan een nieuwe onderwijsinstelling. De gegevens moeten dan al uitgewisseld zijn, ook voor de administratie van de andere school.

Afspraken maken

Er wordt aangeraden om afspraken te maken met de scholen over de uitwisselingsperiode. Spreek een deadline af voor de uitwisseling en zorg dat dit wordt nageleefd.

Lees welke afspraken u nog meer kan maken in de regio

Kan ik gegevens van leerlingen die tijdelijk worden begeleid op een residentiële onderwijsplek ook overdragen via OSO?

Ja, dat kan. Het gaat namelijk om een overstap van de leerling tussen twee scholen. De leerling wordt uitgeschreven op de po- of vo-school en ingeschreven op de residentiële onderwijsplek. In de praktijk is dat altijd de (V)SO school.

Wie zitten er achter OSO?

OSO is een dienst van de VO-raad en PO-Raad en wordt uitgevoerd door Stichting Kennisnet. Kennisnet werkt daarbij nauw samen met de Vereniging Digitaal Onderwijs Dienstverleners (VDOD). OSO wordt gefinancierd door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.

Lees meer over de partners van OSO

Werkt mijn softwareleverancier met OSO?

De meeste softwareleveranciers hebben hun systemen inmiddels voorzien van de OSO-functionaliteit. Op de pagina ‘Aangesloten administratiesystemen’ kunt u zien of uw pakket OSO heeft ingebouwd.

Wat is OSO?

OSO staat voor Overstapservice Onderwijs. Met OSO kunnen de meeste administratiesystemen in het primair, speciaal onderwijs en voortgezet onderwijs digitaal OSO-dossiers (OKR) uitwisselen. Leerlinggegevens worden met OSO zorgvuldig, snel en veilig overgedragen. Softwareleveranciers van de administratiesystemen hebben hiervoor een overeenkomst gesloten met OSO. Daarin zijn standaarden en veiligheidseisen afgesproken en de leveranciers hebben hun softwareprogramma’s voorzien van extra OSO-functionaliteiten. Hierdoor kunnen scholen veilig OSO-dossiers uitwisselen, waarbij de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.

Lees meer over wat OSO is

Wat is het verschil tussen OSO en het DOD?

Overstapservice Onderwijs (OSO) heeft zich ontwikkeld tot de nieuwe landelijke standaard voor de digitale uitwisseling van leerlinggegevens. Het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) wordt sinds december 2015 niet meer door leveranciers en hun leerlingadministratiesytemen ondersteund. Dit alles verloopt conform de afspraak tussen de PO-Raad en VO-raad, initiatiefnemer van OSO en de Vereniging van Digitale Onderwijs Dienstverleners (VDOD) – de beheerder van DOD.

Let op! Vanaf 1 januari 2017 is DOD niet meer beschikbaar voor het overdragen van leerlinggegevens van de ene naar de andere school.

Is mijn school verplicht mee te doen aan OSO?

Deelnemen aan OSO is niet verplicht. Maar OSO is wel het enige digitale overstapservice die goedgekeurd is door het ministerie van Onderwijs en de PO-Raad en VO-raad. OSO voldoet aan de wettelijke eisen voor het digitaal uitwisselen van leerlingdossiers.

Welke gegevens zitten in het OSO-overstapdossier?

Het overstapdossier bevat onder andere de volgende standaardgegevens uit het onderwijskundig rapport (OKR):

  • Gegevens van de instelling/school
  • Gegevens van de leerling en zijn ouders en eventueel verzorgers
  • Overstapadvies
  • Gegevens over de schoolloopbaan en zorg
  • Handelingsplan
  • Verslag van sociaal-emotioneel functioneren (t.a.v. schooltaken en werkhouding)
  • Verzuim
  • Toetsresultaten
  • Cijferlijst

Voor een indruk hoe de gegevens in het Overstapdossier worden weergegeven, downloadt u het document Gegevensset: indruk van Overstapdossier. Hoe de specifieke gegevens worden weergegeven, verschilt per administratiesysteem. Een overzicht van de actuele toetsen die via OSO verstuurd kunnen worden, vindt u in het Overzicht OSO toetsen.

Wat is het verschil tussen het onderwijskundig rapport (OKR) en het OSO dossier?

Het onderwijskundig rapport (OKR) bevat alle informatie die nodig is voor het leren en begeleiden van de leerling op een nieuwe school. Het soort gegevens dat het OKR mag bevatten is wettelijk vastgelegd. De huidige school bepaalt de specifieke invulling per leerling.

Het OSO dossier bevat alle generieke informatie van het OKR, zodat de gegevens eenvoudig digitaal kunnen worden uitgewisseld tussen twee scholen. Sommige regio’s hebben afspraken gemaakt over specifieke extra informatie. Deze kan als bijlage worden toegevoegd aan het OSO dossier. Inhoudelijk is dan het OSO dossier hetzelfde als het OKR.

Wat is de OSO-standaard?

De OSO-standaard is een afspraak gemaakt over de inhoud van de OSO-dossiers (het overstapdossier en het aanvraag SWV-dossier). In deze afspraak is opgenomen welke leerlinggegevens in de beide OSO-dossiers al dan niet mogen en kunnen worden opgenomen en overgedragen.

Lees meer over het OSO-dossier

Het voordeel is dat voor alle betrokkenen duidelijk is welke leerlinggegevens onderdeel uit kunnen maken van het  overstapdossier. Bovendien is deze OSO-standaard een voorwaarde voor het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende administratiesystemen. De OSO-standaard is in beheer bij Edustandaard. Meer informatie over de OSO-standaard vindt u bij Edustandaard.nl

Kan ik de gegevens van asielkinderen ook overdragen via OSO?

Ja, dat kan. Asielkinderen/leerlingen die niet zo lang in Nederland wonen, krijgen een tijdelijk onderwijsnummer. Dat is net als het BSN een persoonsgebonden nummer. OSO gebruikt een BSN of onderwijsnummer om het dossier van leerlingen over te dragen. Zeker in het geval van asielkinderen die vaak meerdere keren verhuizen naar een andere school, is het gebruik van OSO handig.

Ik krijg een foutmelding bij het klaarzetten of ophalen van het dossier.

Het is aan elk (leerling)administratiesysteem zelf om de foutmeldingen die ons Traffic Center afgeeft, goed te vertalen voor de gebruikers. Om deze reden adviseren wij om de handleiding van uw (leerling)administratiesysteem te raadplegen. Kijk of in de handleiding een overzicht van foutmeldingen is opgenomen. Is dit niet het geval? Neem contact op met de servicedesk van uw administratiesysteem over de betekenis van de foutmelding en eventuele ondersteuning.

Bekijk de contactgegevens van uw administratiesysteem

Ik heb een endpoint nodig voor LDOS of Onderwijs Transparant, hoe doe ik dit?

De OSR-beheerder dient een mandaat voor LDOS of Onderwijs Transparant aan te maken in het OSR. Dit doet de beheerder door een mandaat toe te voegen. Mogelijk moet u nog het endpoint activeren. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw systeem of neem contact op met hun helpdesk.

Hoe gebruik ik OSO?

Per (leerling)administratiesysteem verschilt het hoe u het OSO-dossier met leerlinggegevens (OKR) kunt klaarzetten of kunt ophalen. Gebruik de handleiding of video’s van het administratiesysteem voor het daadwerkelijke gebruik binnen uw (leerling)administratiesysteem, of neem contact op met de servicedesk van uw leerlingadministratiesysteem.

Lees hier waar u op moet letten als u OSO gaat gebruiken

Let op! Om via OSO succesvol leerlinggegevens uit te wisselen, is het belangrijk dat OSO goed is geïmplementeerd in de regio. Dit betekent dat er goede afspraken zijn gemaakt omtrent de uitwisseling.

Lees welke afspraken in de regio gemaakt moeten worden