Als school ben je juridisch verantwoordelijk voor het juiste gebruik van persoonsgegevens. Informatie over de leerling mag alleen worden overgedragen als het relevant is voor de begeleiding van de leerling op de nieuwe school. Wat doet OSO en waar moet je als school op letten?

OSO zorgt voor beveiliging

Met het OSO-overstapdossier wissel je alleen wettelijk toegestane gegevens van leerlingen uit. Ook zet OSO een beveiligde verbinding op tussen aangesloten scholen wanneer overstapdossiers worden uitgewisseld. Zo kunnen gegevens niet onderschept worden. Alle gegevens worden tijdens de overdracht versleuteld. Doordat OSO zowel de verzendende als ontvangende school controleert, komt het dossier op de juiste school terecht.

Wat moet je als school weten bij het gebruik van OSO?

Je school moet voldoen aan de eisen rond privacy en beveiliging.

Controleer de privacy en beveiliging met onze checklist

Dataminimalisatie: niet meer gegevens uitwisselen dan nodig

Scholen mogen niet meer gegevens uitwisselen dan strikt noodzakelijk is voor het leren en begeleiden van de leerling op de nieuwe school. Ook mogen niet meer medewerkers toegang krijgen tot de leerlinggegevens dan nodig.

Zorg voor inzage of toestemming van ouders voor de uitwisseling

Ouders (en leerlingen vanaf 16 jaar) hebben recht op inzage van de gegevens. Zijn ze het niet eens met de gegevens? Dan kan een opmerking worden toegevoegd in het dossier. Toestemming is, in het basisonderwijs, echter niet nodig. Op de middelbare school moeten ouders wel toestemming geven voor de uitwisseling.

Wat mag niet worden overgedragen tussen scholen

Sommige gegevens mogen volgens de wet niet worden overgedragen en worden dus ook niet opgenomen in het overstapdossier. Het gaat bijvoorbeeld om bijzondere persoonsgegevens van een leerling, zoals de geboorteplaats van de leerling, godsdienst, levensovertuiging, etniciteit, nationaliteit, geboorteland, datum van vestiging in Nederland of verblijfstitel. Het overstapdossier mag alleen wettelijk toegestane informatie bevatten. Zo zorgt OSO ervoor dat de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.

Wees extra voorzichtig met het toevoegen van bijlagen aan het overstapdossier

Het handelingsplan, het ontwikkelperspectief (OPP) of leerlingrapport eindtoets basisonderwijs zijn voorbeelden van bijlagen die kunnen worden bijgevoegd. In sommige regio’s wordt nog een addendum  bijgesloten. Met alle overige privacygevoelige bijlagen moet je als school heel voorzichtig zijn.