Als school ben je juridisch verantwoordelijk voor het juiste gebruik van persoonsgegevens. Informatie over de leerling mag alleen worden overgedragen als het relevant is voor de begeleiding van de leerling. Wat doet OSO en waar moet je als school op letten?

OSO zorgt voor beveiliging

Met het OSO-dossier wissel je alleen wettelijk toegestane gegevens van leerlingen uit. Ook zet OSO een beveiligde verbinding op tussen aangesloten scholen/systemen wanneer OSO-dossiers worden uitgewisseld. Zo kunnen gegevens niet onderschept worden. Alle gegevens worden tijdens de overdracht versleuteld. Doordat OSO zowel de verzendende als ontvangende school controleert, komt het dossier op de juiste school terecht.

Wat moet je als school weten bij het gebruik van OSO?

Je school moet voldoen aan de eisen rond privacy en beveiliging.

Controleer de privacy en beveiliging met onze checklist

Dataminimalisatie: niet meer gegevens uitwisselen dan nodig

Scholen mogen niet meer gegevens uitwisselen dan strikt noodzakelijk is voor het leren en begeleiden van de leerling. Ook mogen niet meer medewerkers toegang krijgen tot de leerlinggegevens dan nodig.

Zorg voor inzage of toestemming van ouders voor de uitwisseling

Ouders (en leerlingen vanaf 16 jaar) hebben recht op inzage van de gegevens in het overstapdossier. Zijn ze het niet eens met de gegevens? Dan kan een opmerking worden toegevoegd in het dossier. Toestemming is, in het basisonderwijs, echter niet nodig. Op de middelbare school moeten ouders wel toestemming geven voor de uitwisseling. Dit geldt voor de overdracht van het overstapdossier.

Het aanvraag SWV-dossier wordt via OSO overgedragen tussen twee systemen van de eigen school (het administratiesysteem en het Regionale platform of samenwerkingsverbandsysteem) en vindt dus plaats binnen hetzelfde bevoegd gezag (schoolbestuur). Daarom is inzage/toestemming door de ouders voor deze overdracht niet van toepassing.

Wat mag niet worden overgedragen tussen scholen

Sommige gegevens mogen volgens de wet niet worden overgedragen en worden dus ook niet opgenomen in het overstapdossier. Het gaat bijvoorbeeld om bijzondere persoonsgegevens van een leerling, zoals de geboorteplaats van de leerling, godsdienst, levensovertuiging, etniciteit, nationaliteit, geboorteland, datum van vestiging in Nederland of verblijfstitel. Het overstapdossier mag alleen wettelijk toegestane informatie bevatten. Zo zorgt OSO ervoor dat de privacy van leerlingen gewaarborgd blijft.

Voor het aanvraag SWV-dossier geldt dat het BSN/Onderwijsnummer van de leerling niet is opgenomen omdat dit gegeven niet mag worden verwerkt door de Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs.

Wees extra voorzichtig met het toevoegen van bijlagen aan het overstapdossier

Het handelingsplan, het ontwikkelperspectief (OPP) of leerlingrapport eindtoets basisonderwijs zijn voorbeelden van bijlagen die kunnen worden bijgevoegd. In sommige regio’s wordt nog een addendum  bijgesloten. Met alle overige privacygevoelige bijlagen moet je als school heel voorzichtig zijn.